Даже выгодная лизинговая сделка теряет смысл, если документы не доходят до бухгалтерии. ЭДО, УПД, счета-фактуры и акты нужно контролировать с первого платежа.
Для нормального учёта лизинга настройте ЭДО с ЛК, проверьте график документов, ответственного в бухгалтерии и ежемесячную сверку. На ОСНО особенно важны документы с НДС, на УСН — подтверждение расходов. Потерянный УПД или ошибка в реквизитах может сдвинуть вычет или расход.
Какие документы контролировать
| Документ | Для чего нужен |
|---|---|
| Договор и график | основание сделки и платежей |
| УПД или счета-фактуры | НДС и закрывающие документы |
| Акты передачи | подтверждение получения предмета |
| Акты сверки | контроль задолженности и корректности платежей |
Почему ЭДО снижает риск
ЭДО ускоряет получение закрывающих документов и уменьшает риск, что бумажный оригинал потеряется между офисом, бухгалтерией и менеджером. Для компаний с несколькими предметами лизинга это уже не удобство, а контрольный механизм.
Важно заранее проверить оператора ЭДО, полномочия подписанта и маршрутизацию документов внутри компании. Иначе документы будут приходить, но зависать без подписания.
Минимальный контрольный процесс
- 01 Назначить ответственного за документы по каждому договору.
- 02 Раз в месяц сверять платежи, УПД и график.
- 03 Проверять реквизиты, НДС и даты документов.
- 04 Хранить расчёт сделки вместе с договором и закрывающими документами.